Datenschutzerklärung zur Verarbeitung
personenbezogener Daten für den IKJA-Messenger
vom 18.02.2025
1 Allgemeines
Der IKJA-Messenger ist ein Kommunikationsdienst für die Echtzeitkommunikation zwischen mindestens zwei Personen. Die Kommunikation erfolgt über Apps auf mobilen Endgeräten oder über den Browser des PC-Betriebssystems. Eine Besonderheit des IKJA-Messengers ist es, dass automatisierte maschinelle Übersetzungen der Nachrichten erfolgen können. Diese Übersetzungen können fehlerhaft oder missverständlich sein. Ggf. ist es erforderlich für die korrekte Kommunikationen einen entsprechend qualifizierten Dolmetscher hinzuzuziehen.
Der IKJA-Messenger ist speziell für die Nutzung und Kommunikation von IKJA-Mitarbeitern bzw. Behördenmitarbeitern mit von IKJA betreuten Geflüchteten konzipiert und die App steht auch nur dieser Benutzergruppe zur Verfügung. Eine Kommunikation zwischen den Geflüchteten ist nicht möglich.
Das Anlegen eines Nutzerkontos erfolgt ausschließlich durch einen von IKJA e.V. benannten Administrator auf Antrag eines Interessierten. Im Falle das es sich um eine minderjährige Person handelt, wird die Zustimmung des / der Erziehungsberechtigten bzw. Vormundes eingeholt.
Das Anlegen eines Nutzerkontos und die Nutzung des IKJA-Messengers ist kostenlos.
Die Kommunikation erfolgt Ende-zu-Ende verschlüsselt. Beim ersten Anmeldevorgang müssen dazu Schlüssel (public/private key) erzeugt werden, von denen Sie bitte eine Sicherung in geeigneter Form (z.B. in einer sichern Cloud, oder auch als Ausdruck) speichern. Bitte schützen Sie diese Sicherung vor fremden Zugriffen. IKJA e.V. hat keinen Zugriff auf Ihre Schlüssel. Sollten Sie Ihre Schlüssel verlieren, können Sie nicht mehr auf Ihre alten Nachrichten zugreifen.
Sie dürfen keine gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßenden, pornographischen, obszönen, diffamierenden, verleumderischen, beleidigenden, bedrohenden, volksverhetzenden oder rassistischen Inhalte über den Dienst verbreiten. Auch das Einstellen von Werbung jedweder Art, die Verbreitung von politischen oder religiösen Bekenntnissen und die Benutzung des Dienstes für gewerbliche Zwecke sowie die Übermittlung von Informationen, welche einen Virus, einen Fehler, Manipulationen oder ähnliche schädigende Elemente enthalten, ist untersagt. Bei Missbrauch kann Ihr Account gesperrt werden und ggf. eine Strafverfolgung in die Wege geleitet werden.
Ein Meldung über unangemessene Inhalt bzw. Nutzer kann über die Webseite https://messenger.ikja.eu/unangemessene-inhalte-teilnehmer-melden erfolgen. Eine Überprüfung der Meldung und ggf. Löschung der Nachricht(en) bzw. Sperrung des Kontos erfolgt in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
2 Name und Anschrift des Verantwortlichen
Internationale Kulturelle Jugend-Arbeit e. V. (IKJA e.V)
Dr. Thomas Meyer
Am Graswege 1
30169 Hannover
E-Mail: IT@ikja.eu
3 Datenverarbeitung lt. Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe a der EU-DSGVO
Die Nutzung des IKJA-Messengers ist freiwillig. Mit der Nutzung des IKJA-Messengers geben Sie in Kenntnis der Erläuterungen in diesem Dokument Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Für den Fall, dass Sie minderjährig sind, ist die Zustimmung des / der Erziehungsberechtigten oder Vormundes erforderlich.
4 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Durch die Registrierung beim IKJA-Messenger (beim erstmaligen Anmeldevorgang) werden Ihr Vorname und ihr Nachname gespeichert. Diese Daten werden bei jeder Anmeldung des Nutzenden mit den Informationen auf dem Backend Server abgeglichen.
Vom Beginn des erstmaligen Anmeldevorgangs an werden die von Ihnen eingegebenen Daten und die mit Ihrer Nutzung des Dienstes automatisch anfallenden Daten verarbeitet. Die Sofortnachrichten werden voreingestellt Ende-zu-Ende verschlüsselt und wenn gewünscht automatisch (maschinell) übersetzt. Der Zugriff auf den Backend-Server erfolgt immer über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS).
Folgende personenbezogenen Daten werden erfasst: Vor- und Nachname, Anzeigename, Nutzerbild (optional) und IKJA-Messenger-ID. Den Anzeigenamen und Ihr Nutzerbild können Sie jederzeit ändern. Bei der Erstanmeldung wird automatische eine ID erzeugt. Mit dieser ID werden die Nutzenden eindeutig identifiziert.
Sofortnachrichten: Inhalt, Zeitpunkt, Absender und Empfänger. Der Inhalt kann bislang nur Text sein. Diese Daten sind verschlüsselt und werden nur verschlüsselt auf dem Backend-Server gespeichert. Nur der jeweilige Sender und Empfänger verfügen über den notwendigen Schlüssel zur Entschlüsselung. Auch die Server Administratoren können die verschlüsselten Daten nicht entschlüsseln.
Lesebestätigung: Clienten können in 1-zu-1 Chats sehen, ob ihre Nachricht empfangen und gelesen wurden.
Die genannten Daten werden zwar Ende-zu-Ende verschlüsselt, die Metadaten (wer hat wann mit wem / in welchem Raum Nachrichten geschrieben) werden aber unverschlüsselt auf den Servern gespeichert. Die Daten werden auf von einem Cloudanbieter bereitgestellten Servern in der EU gespeichert.
5 Protokollierte Daten
Zu den verarbeiteten und gespeicherten Daten gehören:
• Das Benutzerkonto, mit dem Sie sich anmelden, inklusive sämtlicher im Benutzerkonto enthaltener Daten.
• Ihre IP-Adresse
• Das Datum und die Uhrzeit eines Aufrufs.
Die Daten werden in den Log-Dateien des Systems gespeichert.
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner der/des Nutzenden zu ermöglichen. Die Speicherung in Log-Dateien erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Log-Dateien ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der Nutzenden keine Widerspruchsmöglichkeit.
Datenweitergabe
Alle personenbezogenen Daten werden vorbehaltlich gesetzlicher Bestimmungen von der IKJA-Messenger-Administration nicht an Dritte weitergegeben oder für andere als die vorgesehenen Zwecke verwendet.
6 Dauer der Speicherung
Innerhalb von 14 Tagen nach der Löschung eines IKJA-Messenger-Benutzerkontos werden die zugehörigen Daten gelöscht (Vor- und Nachname und Anzeigename). Die in 5. genannten Log-Daten werden nach 14 Tagen gelöscht.
7 Rechte der Nutzenden
Auskunft durch den Verantwortlichen über die Daten, die über Sie gespeichert werden.
• Recht auf Berichtigung. Sofern inkorrekte Daten gespeichert werden, können Sie
diese zum Teil selber anpassen (selbst erfasste Profildaten) oder die Verantwortlichen auffordern, dies zu tun. Die Verantwortlichen werden der Aufforderung nachkommen, sofern die Berichtigung berechtigt und angemessen ist.
• Recht auf Löschung. Sie haben einen Anspruch darauf, dass Daten gelöscht werden. Ein Recht auf Löschung von Daten besteht nicht, wenn Verantwortliche verpflichtet sind, die Daten aus gesetzlichen Gründen oder durch andere Verpflichtungen noch vorzuhalten (z.B. Nachweis von Unterweisungen, Nachweis Qualitätssicherung, urheberrechtliche Nutzungsrechte). Die Pflicht zur Speicherung von Daten kann auch nach Löschung des IKJA-Messenger Kontos bestehen bleiben. Ein entsprechender Löschungsantrag kann unter https://messenger.ikja.eu/datenloeschung-anfordern gestellt werden.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Die Verantwortlichen werden sicherstellen, dass Daten im Falle der Einschränkung nur solchen Personen zugänglich sind, die die Daten unbedingt einsehen müssen.
• Widerspruchsrecht. Sie können der weiteren Nutzung der Daten widersprechen. Dies kann nur in die Zukunft hinein wirksam werden. Das Widerspruchsrecht ist keine automatische Verpflichtung zur Löschung der Daten für die Verantwortlichen.
Sofern die Verantwortlichen Speicherpflichten aus anderen Gründen haben, werden sie dies abwägen und Sie informieren. Der Widerspruch kann dazu führen, dass Sie danach keinen Zugang zum IKJA-Messenger mehr erhalten.
• Widerrufsrecht. Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf kann dazu führen, dass Sie danach keinen Zugang zu zum IKJA-Messenger mehr erhalten.
• Datenübertragbarkeit. Sie haben einen Anspruch, Daten, die von Ihnen selber erfasst wurden, in einem elektronischen Format zu erhalten, das für die Nutzung an anderer Stelle eingesetzt werden kann. Das Recht ist beschränkt auf Daten, die nicht einem Betriebsgeheimnis unterliegen und daher nicht an andere Stellen übertragen werden dürfen oder die die Rechte anderer (z.B. Urheberrecht) betreffen.
Für die Ausübung aller oben genannten Rechte können Sie sich direkt an den unter Absatz 2 genannten Verantwortlichen wenden, bzw. über die Seite https://messenger.ikja.eu/unterstuetzung-anfordern Kontakt aufnehmen.
8 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet die sich beschwerende Person über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
Die Aufsichtsbehörde ist der
Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon 0511-120 4500
Fax 0511-120 4599
Website: https://www.lfd.niedersachsen.de
Bitte sprechen Sie zuerst die Verantwortlichen bei IKJA e.V. an. In den meisten Fällen lassen sich dadurch Fragen klären und Beschwerden lösen.
9 Übersetzung
Diese Datenschutzerklärung liegt in mehreren Sprachen vor. Die Übersetzung ist auf Basis der deutschsprachigen Version durch automatisierte Systeme erfolgt. Verbindlich ist die deutschsprachige Version.
